Belajar ke Riau Tak Perlu Risau

0
100
Stock opname di Toko Mukti

Bagian ke-11

Gagasan untuk membuka usaha lain bermula dari kondisi yang tidak mengenakkan. Tingkat kemacetan yang biasa nya berkisar di angka puluhan juta, dalam kurun dua tahun kemarin, meningkat menjadi ratusan juta rupiah. Sampai tahun ini pun masih saja bertambah. Tips dan trik menangani kemacetan dan tunggakan hasil pelatihan dulu, sudah dipraktekkan. Hasilnya masih sama. Nihil.

Padahal yang nama nya kemacetan selalu menjadi momok. Sering kali paska penagihan, selera makan jadi hilang. Keadaan ini menjadi tak nyaman saat bekerja. Pekerja pada lembaga pemberdayaan malah berubah menjadi debt collector. Apalagi sebagian besar penyebab kemacetan bukan karena kemiskinan atau gagal usaha, tapi gaya hidup.

Ada yang bilang, toh banyak temannya. Di tempat lain, kemacetan juga begitu. Bahkan ada yang lebih parah. Hmm… omongan itu tidak aku gubris. Kemacetan di Kebasen menjadi tanggung jawab kami. Apa-apa akan di tanggung sendiri. Kalau ada prestasi bagus, boleh lah kita tiru. Lha ini?

Kami mencoba mengambil hikmahnya. Karena biasa nya memang begitu. Kreatifitas dan inovasi justru muncul pada kondisi yang tidak sempurna. Andai suasana baik-baik saja, mungkin ya adem-ayem saja. Munculnya kreatifitas pada kondisi bagus malah di kira nyleneh. Padahal enggak juga.

Pikiran saat itu sederhana. Daripada macet dan susah di tagih, mending buat dagang saja. Jika pun usaha nya bangkrut, masih ada barang dagangan yang bisa di jual. Bisa meminimalisir kerugian. Sebab yang namanya usaha tetap ada potensi masalahnya. Nah, masalah itu tinggal di kelola. Kalau kemudian sukses, itu yang diharapkan.

Tentu saja kami ingin pembukaan usaha lain ini menjadi solusi. Bukan menambah ruwet. Oleh karena nya langkah-langkah preventif, kami lakukan. Dukungan manajemen yang sudah kami paparkan pada bagian ke-10, dilanjutkan dengan upaya kontrol. Manfaat yang diharapkan agar sama-sama terjalin kepercayaan antara kami dengan pihak mitra usaha.

Supervisi.

Kegiatan ini menjadi agenda rutin kami. Minimal satu kali dalam seminggu, kami datangi tempat usaha mitra. Kami memeriksa pembukuan harian, catatan stok barang, nota-nota pembelian, dan mengecek tanggal kadaluwarsa produk. Kegiatan ini tidak begitu detail. Sebab pada saat supervisi ini kami lebih menekankan pada diskusi pengembangan usaha dengan mereka.

Fokus pikiran kami adalah bagaimana bersama-sama membesarkan usaha. Tentu pola pikir ini akan berimbas pada keuntungan masing-masing yang didapat. Saat diskusi ini kami sama-sama belajar. Jika ternyata sama-sama tak tahu, kami melakukan uji coba bersama-sama. Semisal tata letak barang dagangan, pendekatan terhadap konsumen, dan pola penjualan yang ramah terhadap pendapatan konsumen.

Pilihan-pilihan jenis produk yang di jual pun kami diskusikan. Bersama mitra usaha, kami mencoba menganalisis dan melihat kondisi pasar. Permasalahan-permasalahan apa yang mungkin timbul jika melakukan strategi pemasaran, coba kita rumuskan langkah-langkah antisipasi nya. Metode nya masih trial and error.

Tapi ini lah asyiknya. Sama-sama belajar. Berdiskusi. Senam otak untuk menjaga keseimbangan. Tidak ada yang merasa lebih pintar satu sama lain. Karena kami memang mitra. Pola hubungan bukan atasan dan bawahan. Egaliter.

Stock Opname.

Kegiatan stock opname kami lakukan tiap bulan. Untuk kegiatan ini, kami meminta bantuan salah seorang karyawan minimarket yang ada di Kebasen. Namanya Triyani. Yani hanya kami beri uang transport saat bekerja saja. Kami juga ingin agar kemampuan teknis stock opname ini, nanti nya akan Yani tularkan kepada orang lain. Harapannya agar kami memiliki banyak stok tenaga teknis ini. Sebab menunggu waktu senggangnya, masih susah. Stock opname sering dilakukan pada malam hari. Kasihan.

Stock opname adalah kegiatan mencocokkan antara catatan stok barang dagangan pada buku dengan kondisi fisik yang ada. Misalnya, tercatat stok minyak goreng ada 5 (buah) kemasan, maka secara fisik harus lima. Jika ternyata kurang atau lebih dari lima, bisa di kroscek langsung dengan mitra. Mungkin ada transaksi penjualan atau pembelian yang belum tercatat.

Sebelum melakukan stok opname, pengelola kios sudah harus siap. Kata siap di sini artinya, dia sudah menghitung jumlah stok barang pada bulan lalu, ditambah pembelian bulan ini, dan dikurangkan dengan penjualan bulan ini. Hasilnya ini lah akan dicocokkan. Jika sudah benar, catatan stok ini menjadi acuan perhitungan bulan selanjutnya.

Stock Opname

Stock opname menjadi titik kritis upaya kontrol. Sebab pada kegiatan ini, semua akan dibuktikan kebenarannya. Catatan administrasi tidak cukup untuk pelaporan. Melakukan kroscek secara fisik membuat kita saling percaya bahwa tak ada dusta diantara kita. Aye….

Paling tidak, ada 4 (keuntungan) dari kegiatan stock opname ini.

Pertama, menjaga kepercayaan. Kepercayaan menjadi modal utama kemitraan. Tanpa ada rasa saling percaya, kemitraan ini tak bisa dilakukan. Meski demikian, kami tetap harus menjaga jangan sampai ada kebohongan. Kejujuran harus di jaga. Pada saat stock opname semua terbuka. Andai ada desas desus yang tak sedap, bisa dibuktikan di sini.

Kedua, mendasari perhitungan laba. Seperti yang aku tuliskan diatas, bisa saja terjadi salah tulis. Pembelian dan atau penjualan bisa saja tidak tertulis. Pencocokan secara fisik saat stock opname akan memperbaiki pencatatan yang salah. Ini berfungsi untuk mendasari perhitungan laba bulan tersebut. Tentu saja kami tak begitu saja menerima bagi hasil laba tanpa dasar perhitungan yang benar.

Ketiga, meminimalisir kerugian. Saat stock opname, petugas dan pengelola diminta mengecek pula tanggal kadaluwarsa barang dagangan. Keuntungan ini akan meminimalkan kerugian. Jika ditemukan barang yang mendekati tanggal kadaluwarsa, segera diupayakan untuk di jual terlebih dulu.

Selain itu, bisa saja ditemukan barang yang ‘hilang’. Barang hilang dimaksud adalah barang dagangan yang terselip. Karena kesibukan melayani pelanggan, pengelola bisa saja lupa. Barang yang sudah terbeli dari sales misalnya, belum terjual karena lupa menaruhnya. Saat stock opname bisa diketemukan. Sebab ada acara bongkar-bongkar stok di sini.

Stock opname sengaja dilakukan tiap bulan agar jika terjadi yang demikian, bisa segera diatasi. Barang yang sudah kadaluwarsa, tidak semua bisa di retur. Barang ini masuk kerugian. Begitu juga barang yang ‘hilang’ tadi. Jika sudah tidak memungkinkan untuk dijual, maka kerugian akan bertambah. Stock opname meminimalisir kerugian itu.

Keempat, sebagai sarana belajar. Kebanyakan warung yang dimiliki oleh masyarakat, tak ada stock opname. Asal dagangannya nya habis dan di rasa laku, mereka akan order. Padahal bisa saja ada barang yang terselip. Tahu-tahu sudah kadaluwarsa.

Mereka tidak pernah tahu persis berapa keuntungan atau kerugiannya. Yang biasa terjadi, asalkan masih bisa kulakan lagi, ya untung. Jika tidak, ya bingung. Sering pula warung yang tadinya ramai, tiba-tiba bangkrut. Salah satu faktor nya karena tak ada stock opname. Mereka beranggapan saat warung ramai, ada uang banyak, pasti untung. Gaya hidup berubah. Yang pada akhirnya, kolaps.

Kegiatan stock opname akan menunjukkan gambaran kondisi sebenarnya. Meski uang dan barang dagangan banyak, belum tentu untung. Bisa saja karena cash flow nya lambat, biaya perolehannya besar, atau karena uang hasil penjualan itu barang titipan yang belum terbayarkan. Stock opname bisa membantu pengelola dalam mengatur keuangan.

Pemeriksaan BP.

Dengan adanya kemitraan, tugas BP bertambah. Mereka yang tadinya hanya melakukan pemeriksaan di kantor, sekarang tidak. Mereka ikut melakukan kunjungan dan pemeriksaan ke lokasi usaha mitra. Kunjungan BP ke lokasi usaha mitra dilakukan tiap dua bulan sekali. Pemeriksaan yang dilakukan oleh BP pun terkait urusan administrasi dan fisik.

Pemeriksaan dari BP ini tidak secara detail seperti stock opname. Namun demikian, kegiatan ini pun penting. Para personil BP bisa memberikan motivasi kepada mitra untuk berusaha lebih baik lagi. Pada kesempatan ini, para mitra bisa curhat terkait kesulitan mereka dalam menjalankan usaha. Salah satu hasil curhatan mitra ialah rekomendasi dari BP untuk penambahan modal.

Informasi perkembangan usaha dari mitra secara langsung, akan menambah amunisi bagi kami. Para personil BP bisa ikut memberikan kesaksian kepada masyarakat tentang kinerja kami. Hal ini akan mengikis keraguan masyarakat akan kemitraan ini. Sebab pada awal nya, pola ini belum mendapat dukungan dari beberapa pihak. Mereka takut pola kemitraan justru akan menambah parah buruk nya kondisi keuangan yang ada.

Pada awalnya beberapa pihak pun meragukan tiga lapis manajemen kontrol ini. Mereka khawatir, banyaknya kegiatan pengawasan membuat mitra takut. Seiring berjalannya waktu, kekhawatiran itu terjawab. Sejauh ini, para mitra merasa baik-baik saja. Mereka malah merasa terbantu.

Setelah supervisi, mereka mampu mengambil keputusan yang lebih mantap. Diskusi pengambilan keputusan bersama kami, menambah keyakinan mereka. Usaha ini benar-benar dilakukan secara bersama-sama. Kami bekerja sama dan sama-sama bekerja, dalam bentuk yang berbeda.

Kegiatan stock opname sangat membantu kaitannya dengan penemuan kembali barang yang ‘hilang’. Segera ditemukannya barang-barang yang mendekati kadaluwarsa. Dasar perhitungan keuntungan setelah pencatatan stok benar, menjadi akurat. Bahkan jika terjadi selisih pencatatan, pengelola bisa mengingat akan sebuah transaksi yang belum tercatat.

Pemeriksaan BP pun mereka sambut baik. Saat pemeriksaan BP itu lah mereka minta direkomendasikan penambahan modal. Beberapa kali, pengelola kios minta kepada kami untuk penambahan modal. Namun belum bisa kami luluskan. Sengaja kami sarankan agar mereka meminta rekomendasi kepada BP, agar kami pun mantap. Tentu kami juga tak mau dianggap kong kalikong dengan mitra usaha.

Penambahan modal dan fasilitas lain baru akan dilakukan jika benar-benar menunjukkan grafik peningkatan usaha. Banyaknya dana yang kami kelola, tidak lantas pral prul. Efektifitas dan efisiensi tetap dikedepankan.

Pengembangan usaha pola kemitraan ini, sengaja kami lakukan secara alami. Pertumbuhan yang ada tidak kami pacu. Seperti pada paparan sebelumnya, usaha ini akan kami perlakukan seperti ayam kampung, bukan broiler. Kami tak akan memenuhi begitu saja apa keinginan mitra. Mbok manja. Tentu saja agar tahan banting. Tayoh.

 

Stock opname di Toko Mukti
Stock opname di Toko Mukti

 

Pemeriksaan BP di Warung Barokah
Pemeriksaan BP di Warung Barokah

 

Pemeriksaan administrasi
Pemeriksaan administrasi

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here